Hållbarhet: It starts at the top

Tidigare i veckan tog jag kontakt med en gammal bekant till mig, Johanna Hallin. Vi träffades 2011 i Ghana, då hon jobbade för Kinnevik och jag för MTG. Johanna har arbetat med hållbarhetsfrågor i 20 år, och jag behövde få hjälp med att reda ut alla begrepp kring ”hållbarhet”. Vi sågs för en lunch, och två timmar senare svävade jag tillbaka till kontoret fylld av energi, för hållbarhetsarbetet börjar i ju styrelserummet!

Jag är väldigt konkret som person, och har svårt att förankra kunskaper när det blir för luddigt. Ett tag kändes det nästan som om det fanns lika många definitioner på hållbarhet som det fanns människor. Jag behövde få bena ut detta. Idag så pratas det klimat, mänskliga rättigheter, jämställdhet. Men också etik och moral. VÄRDERINGAR. Vi ska hålla länge, både vi människor och företagen, och inte minst planeten! Nya rapporter dagligen. Är den värsta miljöboven Eva som flyger till Kapstaden, eller Martin som skaffar fyra barn? Ångesten är ett faktum, och åsikterna många. Sen refereras det dessutom till olika studier, hållbarhetsrapporter och ”alla” name droppar Agenda 2030. Det är svårt att inte bli överväldigad…

På ett privat plan tror jag många av oss försöker så gott vi kan att dra vårt strå till stacken. När vädret tillåter tar vi cykeln istället för bilen.  Vi återvinner och källsorterar. Tar tåget till Göteborg istället för flyget. Kanske testar vi att blanda in fler vegetariska inslag i vår kost. Men hur fungerar hållbarhetsarbetet ute i näringslivet?

Jo, samma tillvägagångssätt gäller även för företagen. Det behöver inte vara krångligare än så. Titta på er verksamhet, och identifiera vad ni kan göra utefter er produktportfölj och marknad. Underskatta heller inte möjligheten att engagera kunder, eller möjligheten att kravställa era leverantörer! Allt handlar alltså inte om barnarbete eller anti-korruption. Er verksamhetsmodell styr ju vilka utav alla hållbara områden som blir relevant för er att arbeta med. Har ni produktionsanläggningar utomlands, ja då blir processer för drägliga arbetsförhållande relevanta (mänskliga rättigheter) Bara verksamhet i Sverige? Ja som konsultfirma i innerstan kan ni sätta press på er hyresvärd kring förnyelsebar energi, källsortering etc. Ur ett HR-perspektiv kan ALLA bolag exempelvis införa rutiner för att säkerställa ökad mångfald i rekryteringsarbetet.

Ytterligare en drivkraft i detta är våra fantastiska ungdomar. Kidsen idag är betydligt mer värderingsstyrda jämfört med tidigare generationer. Det gör att de företag som både vill ha personal och kunder i framtiden måste ha en hållbar affärsstrategi, Nästa generations kunder och arbetstagare röstar med fötterna, och då är mångfald, respekt och vördnad om vår planet en självklarhet. De bolag som inte integrerat detta i sina verksamheter kommer att dö. Dont say I didnt warn you!

Jag som individ kan genom mina handlingar få en positiv effekt på vår omvärld, men H&M med alla sina tusen anställda, butiker, leverantörer och produktionsenheter kan genom nya processer få en ENORM effekt. Denna hävstångseffekt gör att företagen har ett stort ansvar. Och arbetet startar i styrelserummet. Genom att styrelsen sätter hållbarhet på agendan så kommer VD att kunna sätta av både tid och resurser för att engagera personalen och påbörja integrationen. Styrelsen får löpande rapporter kring arbetet, och vi är igång! Första klivet till ett hållbart företagande! Känns det inte fantastiskt!

Håll utkik på www.styrelseakademien.se/stockholm under våren. Vi kommer att arrangera en konkret seminarieserie kring hur bolag bäst integrerar hållbarhetsfrågor i sina verksamhetsprocesser. Mer information kommer inom kort!

Psykologi i styrelserummet

Igår va jag på ett seminarium som handlade om psykologisk trygghet i styrelserummet. Föreläsarna redogjorde bland annat för det mänskliga psyket, och varför det kan vara läskigt att ha en avvikande åsikt i en grupp.

Vi människor är sociala varelser, vi är beroende av varandra. Och i jakten på tillhörighet kan vi ibland hamna i prekära situationer. Ta Watergate till exempel. Nu i efterhand har flera personer nära Nixon undrat hur i hela friden de kunde gå med på allt de gjort för Presidenten.

Forskning visar att det är utmanande för en vanlig gruppdeltagare att säga emot en stark auktoritär ledare. Om din chef säger något, och du inte är enig, ser du dig kanske lite diskret omkring för att se hur andra reagerar. Om ingen ifrågasätter så kanske även du väljer att avvakta lite. Men ju längre diskussionen går ju mer ökar tvivlet. ”Men hon som är så erfaren och kompetent, hon kan väl inte ha fel?” eller ”Ingen reagerar, det kanske är mig det är fel på?”

I exemplet Watergate blir det tydligt vilket stort inflytande Nixon hade på sina medarbetare. Om vi applicerar denna forskning till styrelserummet, så ligger ett stort ansvar för mötesklimatet på själva Styrelseordföranden. Han eller hon kan skapa en trygg miljö genom sitt eget sätt att agera, och genom att ibland själv blotta strupen och erkänna misstag. Vågar ordförande vara prestigelös och mänsklig skickar det signaler till övriga ledamöter att de också kan släppa garden. Det handlar om att skapa en miljö med högt till tak, och där alla känner sig trygga.

Vad betyder då trygghet? Jo i detta fall handlar det om att våga ställa vilken ”dum fråga” som helst, utan att vara orolig för att bli utfryst eller bestraffad. Det ska vara lov att ha en annan åsikt, och möjlighet att kunna argumentera för den utan att riskera att bli utslängd.

Jag har arbetat i styrelser den senaste två åren, och min strategi från dag 1 har varit att fråga om jag inte förstår. Det låter kanske självklart, men det är det faktiskt inte alltid. Ibland när jag ställt en fråga ser jag att även styrelseledamöter som arbetat längre i styrelsen än mig, också vässar öronen. Då kommer vi till en jätteintressant fråga, vad ska till för att man ska våga ställa en grundläggande fråga trots att man arbetat i styrelsen i flera år?

Jag ställde frågan på seminariet, och fick flera svar. Någon sa att det vanliga är att man tiger, då man upplever det som en prestigeförlust att behöva krypa till korset efter en sådan lång tid. En annan sa ”ojdå, då kanske inte du ska sitta kvar i just den styrelsen” Men är det verkligen så enkelt? Prestige är dessutom något vi alla har inom oss i olika grad. Det är mänskligt. Men i dessa fall kan det i slutändan sätta bolaget i kläm. Det är med andra ord inte helt enkelt.

Om man inte är styrelseordförande då, hur gör man då? Börja med att observera ditt eget beteende. Alla kan bidra till en trevligare miljö i styrelserummet, oavsett titel. Vilka signaler skickar du ut? Ditt kroppsspråk, ditt tonläge, din expertkunskap? Vad signalerar din bakgrund till de andra deltagarna? Är du dömande? Inkluderande? Respekterande? Jag ska avsluta med ett av mina favoritcitat, som jag själv försöker leva efter så gott det går ”Be the change you want to see in the world”

Vilse i cyberrymden?

Hej vänner! Det har varit bråda dagar för mig, med både revision och förberedelser för egna styrelsemöten. Men nu så, I am back! Förra veckan hade vi på Styrelseakademien en medlemsträff. Utöver våra seminarier, utbildningar och after works så har vi även en medlemsträff per månad. Det kan vara antingen en medlemsmorgon (inklusive frukost) eller ett lunchmöte. Förra veckan hade vi ett morgonevent kring cybersäkerhet. Vid en första anblick kändes det relevant, men jag insåg inte HUR relevant förrän jag lyssnade till PwCs experter. Hjälp. Det kan gå oerhört snett om man inte ser över sin IT-säkerhet, både som privatperson och företag.

Det finns exempel i närtid där företag har blivit hackade. För Maersk resulterade det i en mindre katastrof. På 5 minuter hade hackarna kapat Maersks logistiksystem och satt det ur spel. Det påverkade driften på över ett 50-tal hamnar runt om i världen. Tänk er alla fartyg och containrar! Ett annat är hotellkoncernen Starwood, med hotellkedjor som Marriott, W, St.Regis och Sheraton. Deras kunddatabas blev hackad och uppgifter som bland annat resplaner, kreditkortsinformation kom i fel händer. I kunddatabasen var 500 miljoner kunder registrerade, och jag var faktiskt en av dem.

Enligt talarna på mötet så tar det bara ett par minuter att både beställa och exekvera en attack. Man behöver inte ens ha egen dataexpertis, bara veta i vilka cirklar man lägger beställningen. En identitet kan kapas på 1 minut till ett pris av 5 USD. Det är inte utan att man får en liten domedagsfeeling, men som tur är finns det hjälp att få. Den bästa sorten är såklart att arbeta proaktivt.

Vilket ansvar har man då i styrelsen att lyfta diskussionen kring denna typ av riskhantering? Som jag nämnt tidigare i bloggen så kan man som styrelseledamot inte friskriva sig från ansvar genom att hävda att man saknar kunskap inom ett visst område. Så för att inte fatta en massa beslut man inte begriper sig på, så råder jag er starkt att ta hjälp av experter.

Ett medskick till firmor som jobbar med IT-säkerhets due diligence är å andra sidan att i sina rapporteringar prata ett språk alla förstår. Med andra ord, byt ut tech-lingot mot ren svenska. Utgå ifrån att ingen i publiken är techexperter, men att alla i styrelserummet trots detta bär ansvaret och därmed måste förstå. På morgonmötet var Transportstyrelsens tidigare ordförande, Rolf Annerberg del av vår panel. Det var jätteintressant att lyssna till hans erfarenheter från den IT-läcka de råkade ut för, som resulterade i att både ledamöter och ministrar fick avgå.

Så kära styrelsekollegor, engagera er i frågan. Och våga ställ de där ”dumma frågorna” för det är vårt ansvar att hantera alla typer av risker, även de vi initialt inte riktigt begriper.

Trevlig helg på er!

Hur tillför man mångfald?

I måndags satt jag i skolbänken igen, och dagens tema var själva bemanningen av styrelser. Hur ska man tänka? Både som valberedning/ägare, och som tillfrågad ledamot. Hur stor bör en styrelse vara? Ju fler man är, ju fler kompetenser, men det blir desto svårare att samla alla. Suppleanter eller inte? Koden förespråkar faktiskt inte suppleanter. Suppleanter speglar en svunnen tid, då en ledamot kanske var på väg till Uppsala till häst, och därför okontaktbar ett par dagar. Då användes suppleanter för att kunna ta företaget framåt vid skyndsamma ärenden. Men idag, hur många rider till Uppsala i jobbet, och utan mobiltelefon dessutom? Nej fokusera främst på att hitta permanenta ledamöter.

Om du som ägare känner att ditt bolag är redo för en professionell styrelse, eller snarare i behov av stöd från ett professionellt styrelsearbete så fundera på vad ni önskar stärka upp bolaget med. Vilken kompetens vill ni tillföra laget? Det bästa är att se vad ni har för kompetenser idag, och se vilka kompetenser ni behöver för nästa steg i er utveckling. Ska ni in på en ny marknad? Produktutveckla redan existerande utbud som kräver teknik- eller marknadsföringsexpertis? Eller behöver ni en trygg ordförande med mångårig erfarenhet kring Corporate Governance för att ni själva ska kunna fokusera ännu mer på affären?

Många börjar i andra ändan, de letar reda på bra namn. En del vill rekrytera en branschkändis för att signalera till marknaden att de skalar upp. Det kan säkert vara psykologiskt bra i vissa kretsar, men till syvende och sist vill du ha det bästa tänkbara teamet som har den kunskap som behövs för nästa steg, har nätverket men också tiden! Vad kan då externa ledamöter tillföra? Dels kan nytt blod bryta upp dynamiken i en grupp, få in mer energi och nya perspektiv. Det skall inte förringas! Skjuta till ny kompetens, och ingångar till ett nytt nätverk. Nya ledamöter kan öka kredibiliteten för bolaget, många seniora arbetssökande ser efter hur styrelsen är sammansatt, för den gruppen speglar bolaget som helhet. Visa att du är öppen för mångfald. Men även banker och kreditinstitut kan se positivt på externa ledamöter och ett mer professionellt arbete, då styrelsen är ansvarig för verksamheten.

Men vad är då mångfald? Det är lätt att fastna i gammal och ung, manligt och kvinnligt. Men mångfald kan vara mer nyanserad än så. Det jag tyckte va spännande under kursen var att läraren delade upp mångfald i tre block. Och inget av blocken fokuserade på geografiskt bakgrund, kön eller ålder. Man kan skapa mångfald i en styrelse genom att se till att man har en blandning av egenskaper, erfarenheter och kunskap. Kunskapen är enkel att greppa, vilken utbildning har vederbörande? Vad har de arbetat med för processer och system? Erfarenheten är spännande, har de arbetat i styrelser tidigare? Har de varit med och gjort företagsförvärv och avyttringar? Har de arbetat med Asien tidigare? Men kronan på verket i jakten på ett bra styrelseteam är den sista pusselbiten, egenskaper. Vad är det för person? Är han eller hon logisk, analytisk, eller en visionär? Gillar personen att spela djävulens advokat för att testa en teori? Är han eller hon engagerad, en lagspelare? Har personen integritet? Now we are talking!

Ett annat sätt att stärka upp styrelsen är arbetstagarrepresentanter. För bolag som har minst 25 anställda och har kollektivavtal, kan facket kräva arbetstagarrepresentanter i styrelsen. Viktigt att veta är dock att dessa inte representerar facket. De representerar sig själva på lik linje som alla andra ledamöter. De ska verka för bolagets bästa, och har samma ansvar som en vanlig ledamot. Dessa representanter är ej stämmovalda, utan kan kliva in i styrelsen när som helst under året.

Ett sista sätt att tillföra dynamik och mångfald är att vid olika styrelsemöten, och/eller vid olika diskussionspunkter under ett styrelsemöte, adjungera exptertis. Adjungera betyder att man bjuder in en extern person till et begränsat avsnitt. Dock ska här tilläggas, att om samma personer blir adjungerade möte efter möte, och faktiskt deltar i beslutsfattandet, så bär personen lika mycket ansvar som en vanlig ledamot. Viktigt att känna till, innan du bjuder in, eller tackar ja.

Tillbaka i skolbänken

I måndags var det dags även för mig att sätta mig på skolbänken. Som verksamhetschef för Styrelseakademien Stockholm är det såklart viktigt att jag också går våra utbildningar. Jag arbetar redan i tre styrelser idag, men om jag ska vara ärlig så har jag inte läst aktiebolagslagen sedan jag studerade på universitetet. Uppfräschning av alla steg i att starta ett bolag, aktiebok samt bolagsordning fick jag när jag startade min egen firma för nåt år sen. Men ändå, snacka om att det kändes bra att få fräscha upp kunskaperna! Vår grundläggande styrelseutbildning är antingen fördelat på två heldagar, eller fyra halvdagar. Jag har registrerat mig på det senare alternativet, och måndagens första träff handlade just om ramarna kring styrelsearbetet, sen kommer vi att grotta oss djupare in i styrelsevärlden under kommande sessioner.

Det vi redan nu gick igenom var styrelsens roll, lagar och regler. De olika organen kring en styrelse, samt utskott och dokumentation. Ägardirektiv, aktieägaravtal, och koden för svensk bolagsstyrning. Bolagsstämmor och arbetsfördelningar. En bra start! Bland kursdeltagarna var det spridda erfarenheter. Vissa hade arbetat i styrelser länge, men aldrig tagit sig tiden till att fortbilda sig. Andra ägde själv bolag där de tyckte det började bli dags med ett professionellt styrelsearbete, och ville veta mer kring hur de bör tänka kring extern representation. Blandningen gav en bred dialog, och det fanns mycket ödmjukhet i rummet. Det älskar jag. När folk är trygga och ärliga, och inför grupp kan säga vad man faktiskt inte kan och därmed är nyfiken på.

En punkt där jag dock kände mig träffad, va när diskussionen kom till innehållet i bolagsordningen. Enligt lag får inte ett bolag bedriva någon annan verksamhet än vad som anges i bolagsordningen. Handen på hjärtat, när läste ni den senast? Där satt jag och insåg att jag inte läst igenom bolagsordningen för ett av de bolag jag faktiskt arbetar i, och det är det bolag där vi affärsutvecklar absolut mest. Ajdå. Läraren drog exempel på när ett bolag affärsutvecklat och gradvis gett sig in på nya affärsområden, men glömt att uppdatera bolagsordningen. Efter ett tag gick bolaget av olika anledningar omkull, och när det uppdagades att verksamheten inte stämde med vad som var registrerat i bolagsordningen så blev styrelsen personligt ansvariga för konkursen. Mardröm!

Givetvis går det bra att testa nya verksamhetsinriktningar utan att ändra bolagsordningen i parti och minut, men när en ny verksamhetsgren växer så pass att den blir en väsentlig del av intäkterna, då är det hög tid att kalla till extra bolagsstämma och lägga fram ett ändringsförslag, som ägarna sedan röstar om på stämman.

Gissa vad jag gjorde i går kväll, kära vänner? Jo jag gick in och läste samtliga bolagsordningar för de bolag där jag arbetar i styrelsen. Nu låter jag som en riktig plugghäst, men jag ser redan fram emot nästa kurstillfälle! Det är kul att känna att man växer, och att direkt kunna applicera den nya kunskapen i vardagen. Det kommer att göra mig ännu tryggare i styrelserummet, vilket gynnar både mina andra styrelsekollegor, samt bolaget som helhet. Jag är superpeppad inför våren 2019!